1. なぜトーン＆マナー設定が重要なのか？

企業が営業やマーケティングに取り組むうえで、トーン＆マナー（場面に合った文体や表現のルール）をあらかじめ整えておくことは、思っている以上に大事だったりします。

メッセージに一貫性がないと、読み手の印象はブレてしまい、「この会社、なんだか方針が定まっていないな」と受け取られてしまうこともあるでしょう。

実際にある調査では、トーン＆マナーが一貫している企業のほうが、顧客からの信頼度が約23%高くなるという結果が出ていたりします。

たとえば、営業・マーケの現場でこんなことに心当たりはありませんか？

❌ 営業メールの文体が毎回異なる

❌ SNS投稿の表現が担当者ごとにバラバラ

❌ 提案書やホワイトペーパーのトーンが統一されていない

こうした状態が続くと、企業としての一貫したメッセージが相手に届かなくなり、少しずつ信頼も薄れていってしまいます。

意外と見落とされがちですが、トーン＆マナーの乱れは、ブランド全体の印象にも影響するんですよね。

そしてこれは、ChatGPTのようなAIツールを活用する時にも同じことが言えます。

たとえ同じツールを使っていても、トーンや文体の設定が曖昧だと、出てくる文章の雰囲気にバラつきが出てしまいます。

たとえば、前回の出力と今回の出力で、語調や文のテンションがまるで違う…なんてことも。

それではせっかく業務効率化のためにAIを使っているのに、手直しの手間がかえって増えてしまい、本末転倒ですよね。

だからこそ、あらかじめ「うちの会社では、こういうトーンで話そう」というルールを作っておき、それをChatGPTに伝えておくことがとても大切です。

ちゃんと設定しておけば、AIとのやり取りもブレにくくなりますし、ブランドの一貫性も保たれます。

結果的に、お客さまからの信頼を高めることにもつながるんです。

この記事では、そうしたトーン＆マナーの設定をどのように行えばいいのか、業界別のポイントや、ChatGPTへの指示方法も含めて具体的に紹介します。

営業やマーケティングの成果を底上げしたい方は、ぜひ最後まで読んでみてくださいね。

2. トーン＆マナー設定の基本要素

ChatGPTにトーン＆マナーを反映させるためには、以下の要素を明確に設定する必要があります。

(1) 文体（フォーマル or カジュアル）

✅ 形式的なビジネス文書（フォーマル）

✅ フレンドリーな対話形式（カジュアル）

(2) 表現のトーン（親しみやすさ or 信頼感）

✅ フレンドリーで温かみのある表現

✅ 信頼性や専門性を重視した硬派な表現

(3) 用語・業界ルール

✅ 企業独自の専門用語や表現

✅ 避けるべきワードや表現（例：「安い」ではなく「コストパフォーマンスが高い」）

(4) 文章の長さ・構成

✅ 短めの簡潔な文章or詳細な解説付きの文章

✅ 箇条書きを多用するorなめらかなストーリー形式

(5) メディア別の適用

✅ SNS用（短く、フレンドリー）

✅ 提案書・営業資料用（専門性を強調）

✅ メール用（礼儀正しく、簡潔）

3. 業界別のトーン＆マナー特性と適用例

業界ごとに適切なトーン＆マナーは異なります。効果的なコミュニケーションのために、業界特性を踏まえたトーン設定が重要です。

IT・SaaS業界のトーン＆マナー特性

IT・SaaS業界では、革新性とプロフェッショナル性のバランスが重要です。

📌 IT企業向けトーン＆マナー設定例

今後のやり取りでは、SaaS企業のトーン＆マナーに従ってください。

【トーン＆マナー設定】
- 文体：親しみやすさの中に専門性を感じさせる中間的なトーン
- 表現の特徴：革新性・先進性を感じさせる言葉選び
- 使用すべき専門用語：「クラウドネイティブ」「API連携」「スケーラビリティ」など
- 避けるべき表現：「難しい技術」→「先進的なソリューション」に言い換え
- 文章構成：短い段落で要点を明確に、技術的な概念は具体例とともに説明
- メディア別対応：
    - メール→簡潔だが、技術背景も短く添える
    - 提案書→データ重視、図解を多用
    - SNS→技術トレンドを親しみやすく解説

製造業のトーン＆マナー特性

製造業では、堅実さと信頼性を重視したトーンが効果的です。

📌 製造業向けトーン＆マナー設定例

今後のやり取りでは、製造業企業のトーン＆マナーに従ってください。

【トーン＆マナー設定】
- 文体：フォーマルで実務的
- 表現の特徴：具体的な数値や事実を重視
- 使用すべき専門用語：「品質基準」「耐久性」「生産効率」「コスト削減効果」
- 避けるべき表現：「安い」→「コスト効率が高い」に言い換え
- 文章構成：論理的で順序立てた説明、数値データを適切に組み込む
- メディア別対応：
    - 技術資料→正確さを最優先、実測データを記載
    - 提案書→導入効果の数値を具体的に提示
    - 営業メール→簡潔かつ要件を明確に

小売・EC業界のトーン＆マナー特性

小売・EC業界では、親しみやすさと顧客目線が重要です。

📌 小売・EC向けトーン＆マナー設定例

今後のやり取りでは、アパレルECサイトのトーン＆マナーに従ってください。

【トーン＆マナー設定】
- 文体：カジュアルでフレンドリー
- 表現の特徴：感情に訴えかける表現、季節感や流行を反映
- 使用すべき表現：「この春おすすめ」「限定コレクション」「トレンドアイテム」
- 避けるべき表現：過度に硬い表現や専門用語
- 文章構成：短く読みやすい文章、絵文字を適度に使用
- メディア別対応：
    - メール→パーソナライズと季節感を意識
    - SNS→トレンド感と共感を呼ぶ表現
    - 商品説明→具体的な着用シーンや組み合わせを提案

不動産業界のトーン＆マナー特性

不動産業界では、信頼感とライフスタイル提案が重要です。

📌 不動産業向けトーン＆マナー設定例

今後のやり取りでは、不動産仲介会社のトーン＆マナーに従ってください。

【トーン＆マナー設定】
- 文体：信頼感のあるフォーマルさとライフスタイル提案のバランス
- 表現の特徴：将来性と安心感を伝える言葉選び
- 使用すべき専門用語：「住環境」「資産価値」「生活利便性」「将来性」
- 避けるべき表現：「狭い」→「コンパクトで効率的な」に言い換え
- 文章構成：客観的な情報と生活イメージを両立させる
- メディア別対応：
    - 物件紹介→具体的な特徴と生活イメージを提案
    - 投資分析→数値データとエリアの将来性を説明
    - フォローメール→丁寧かつ親身な対応を心がける

4. ChatGPTにトーン＆マナーを伝える方法

(1) 基本設定をプロンプトに組み込む

まずは、トーン＆マナーの基本ルールをChatGPTに理解させるためのプロンプトを作成しましょう。

📌 プロンプト例（基本設定）

今後のやり取りでは、以下のトーン＆マナーを守ってください。

【トーン＆マナー】
- 文体：フォーマル（ビジネス向け）
- 表現のトーン：信頼性・専門性を重視
- 用語・業界ルール：「低価格」ではなく「コストパフォーマンスが高い」と表現する
- 文章の長さ：簡潔で論理的
- メディア別の適用：
    - メール → 丁寧な挨拶を入れ、簡潔に
    - 提案書 → 数値データを用い、客観的な表現
    - SNS → 短く、親しみやすい表現

このように指示を加えることで、ChatGPTが意識して一貫したトーンで回答するようになります。

文体トーン&マナーの代表的なTipsとしては以下のようなものが挙げられます。

📌 フォーマル

契約書やビジネス文書のような硬めの文体で書いてください

📌 カジュアル

SNS向けにフレンドリーな語調で書いてください

📌 エモーショナル

感情がこもった表現で、読者の共感を呼ぶようにしてください

📌 ユーモラス

少しユーモアを交えて、読者を楽しませる文体で書いてください

📌 端的・簡潔

要点を簡潔にまとめ、無駄な装飾を省いたシンプルな文章にしてください

📌 ジャーナリスティック

ニュース記事のように客観的で事実ベースの文体で書いてください

(2) スレッドごとに適用する

トーン＆マナーは、毎回のスレッドで指定するのがベストです。

ChatGPTはスレッドごとに会話を理解するため、異なる案件で利用する場合は、都度プロンプトを使ってトーンを調整すると効果的です。

📌 プロンプト例（メール用）

このスレッドでは、B2B向けの営業メールを作成します。

トーン＆マナーは以下のルールに従ってください。

- 文体：フォーマル
- 文章の長さ：簡潔（300文字以内）
- 挨拶は「〇〇様、いつもお世話になっております。」から開始
- 結びの挨拶は「引き続きよろしくお願いいたします。」

このようにスレッドごとにルールを設定することで、より適切なトーン＆マナーが維持されます。

(3) テンプレート化して活用する

社内で統一したトーン＆マナーを徹底するために、テンプレートとして保存し、必要に応じてコピペで使用する方法もおすすめです。

📌 トーン＆マナー設定テンプレート（社内共有用）

【トーン＆マナーガイドライン】

- 文体：フォーマル / カジュアル（用途に応じて選択）
- トーン：信頼性重視 / フレンドリー
- 業界用語：〇〇、△△（必ず使用）
- 禁止ワード：□□、××（使用不可）
- 文章構成：
    - メール → 簡潔＆礼儀正しく
    - 提案書 → データ重視＆論理的
    - SNS → 端的＆親しみやすい

このようなテンプレートを社内で共有し、ChatGPTを利用する際に適用することで、企業全体で統一感のあるメッセージを作成できます。

実際、トーン＆マナーガイドラインを整備し社内共有している企業では、顧客コミュニケーションの一貫性が28%向上したという調査結果もあります。

5. トーン＆マナー設定の実践的活用法

(1) 顧客セグメント別のトーン設定

同じ企業でも、対象顧客セグメントによってトーン＆マナーを変えることで、コミュニケーション効果を高められます。

📌 顧客セグメント別設定例

【経営層向け】
- 文体：フォーマル
- 重視すべき点：ROI、戦略的価値、市場優位性
- 数値データ：投資対効果、市場シェア、長期的価値

【実務担当者向け】
- 文体：フォーマルとカジュアルの中間
- 重視すべき点：導入の容易さ、運用負荷、具体的な機能
- 数値データ：工数削減率、エラー低減率、操作ステップ数

(2) プロジェクトフェーズ別のトーン調整

プロジェクトの段階によって、適切なトーンを使い分けることも効果的です。

(3) トーン＆マナーを継続的に改善する

効果測定と改善のサイクルを回すことで、より効果的なトーン＆マナーを確立できます。

👉 改善プロセス例

ステップ1：現状のトーン＆マナーでコンテンツを作成

ステップ2：顧客の反応データを収集（開封率、返信率、エンゲージメントなど）

ステップ3：ChatGPTに分析を依頼し、改善点を洗い出す

ステップ4：トーン＆マナー設定を更新

ステップ5：新しい設定でコンテンツを作成し、効果を測定

6. 業界特性を踏まえた一貫性のあるコミュニケーションが信頼を構築

「トーン＆マナーなんて、ちょっとした言葉遣いの話でしょ？」と軽視されがちですが、実はこれ、顧客との信頼関係を築く上でかなり重要なポイントだったりします。

企業として伝えたい想いや価値があっても、それをどう表現するかによって、伝わり方は大きく変わってくるんですよね。

今回紹介したような方法を実践していくことで、営業・マーケティングのあらゆる場面で、伝えたいことがブレずに届きやすくなりますし、企業としての信頼感もしっかりと育っていくはずです。

ここで、本記事のポイントを整理してみましょう。

🔷 ChatGPTの活用時に「トーン＆マナー」を統一することで、ブランドの一貫性を保ち、顧客からの信頼度が向上する

🔷 業界特性を踏まえたトーン＆マナー設定により、より効果的なコミュニケーションが可能になる

🔷 フォーマル・カジュアルの文体、業界用語、メディア別の適用ルールを明確に定義し、社内で共有する

🔷 スレッドごとにトーン＆マナーを設定し、顧客セグメントやプロジェクトフェーズに応じて調整する

🔷 効果測定と継続的改善を行うことで、より効果的なコミュニケーション方法を確立できる

もちろん、トーン＆マナーのルールは一度決めて終わり、ではありません。

むしろ、定期的に見直していくことで、実際の顧客反応とズレがないかを確認し、常に最適な表現をアップデートしていくのが理想です。

たとえば、自社に合ったトーン＆マナーのガイドラインを一度作成し、それをベースにChatGPTへの指示文に組み込んでいくだけでも、かなり成果が変わってくるはずです。

ほんの少しの工夫が、大きな信頼の差につながる。

そんな可能性を持っているのが、トーン＆マナーの設計なんですね。

ChatGPTを本格的に活用していくなら、ぜひこの部分にも目を向けてみてください。

その一歩が、企業のブランド力をさらに高める起点になるかもしれません。

7. 参考データ・出典

• Harvard Business Review (2023) “Brand Communication Strategy”
• McKinsey (2023) “Digital Marketing Excellence”
• Stanford Business (2023) “Sector-Specific Marketing Communication”
• MIT Sloan Management Review (2023) “AI in Marketing Communications”