1. ドラフト作成にChatGPTを活用しよう！

営業の現場で、メール作成や提案書作成に追われて、気づけばあっという間に1日が終わっていた…

そんな経験、ありませんか？

新規のお客様へのアプローチメールに始まり、商談後のフォローや提案資料の準備まで。

知らず知らずのうちに、文章作成が業務の大半を占めていたりします。

デジタルワークスタイル協会の調査によると、営業担当者が1日に文書作成に使っている時間は平均90分ほど。

これを1年分に換算すると、なんと約380時間にものぼります。

言い換えれば、ほぼ2か月間を「文章づくり」だけに費やしているということになります。

もしもこの時間を、もっと本質的な営業活動に回せたら…と考えると、大きな機会損失があるようにも感じますよね。

そこで注目したいのが、ChatGPTのような生成AIの活用です。

すでにAIを取り入れている営業担当者の多くが、文書作成にかかる時間を平均35%も削減しているというデータも出ています。

空いた時間を使って顧客との対話や提案の質を高めていく。

そんな好循環を生み出せるのが、AI活用の魅力です。

この記事では、誰でもすぐに使える営業文書作成の効率化プロンプトを5つ紹介します。

5分あれば実践できる内容ばかりなので、ぜひ気軽に試してみてください。

きっと明日からの営業活動に、ちょっとした変化が起きるはずです。

2. 営業の文章作成における課題

営業活動における文章作成には、以下のような課題があります。

❌ 時間がかかる

• ゼロから考えて作成するのは負担が大きい（営業担当者の1日あたり平均90分が文書作成に費やされている）

❌ 文章の質にばらつきがある

• 担当者ごとに表現が異なり、一貫性がない

❌ 顧客に合わせたカスタマイズが難しい

• 一斉送信できるメールと個別対応のバランスが難しい

❌ 適切な文章が思い浮かばない

• 伝えたいことがあっても、うまく言語化できない

これらの課題を解決するためには、ChatGPTによるドラフト作成サポートが非常に有効です。

初期ドラフトを素早く作成することで、推敲や個別調整に時間を使えるようになります。

3. 5分でできる営業効率化プロンプト5選（ドラフト作成編）

プロンプト例1：営業メールの作成

以下の条件で新規顧客向けの営業メールを作成してください。

・商品/サービス：〇〇（具体的なサービス名）
・ターゲット：△△業界の□□部門責任者
・強調したいポイント：（主要な3つの特徴・メリット）
・トーン：フォーマルだが親しみやすい
・メール長：300字程度

🌟 解説

• AIが構成や内容を考え、簡潔で効果的なメールを生成

🎯 活用例

• 新規顧客へのアプローチやフォローアップメール作成に活用し返信率が平均20%向上したという事例も

プロンプト例2：提案書の骨子作成

〇〇業界向けの△△ツールの提案書構成を作成してください。

以下の内容を含めてください。

・業界の課題と背景
・ソリューションの概要と特徴
・導入メリット（数値データを含む）
・導入事例の概要
・価格体系の説明方法
・導入ステップ

🌟 解説

• 提案書の章立てを整理し、スムーズな作成をサポート

🎯 活用例

• 提案書の初稿作成の時間を短縮し、内容の充実化に集中できるほか、作成時間が約40%削減可能

プロンプト例3：商談議事録の整理

以下の商談メモを、次の形式で議事録としてまとめてください。

1. 日時・参加者
2. 顧客の主な要望・課題
3. 提案内容と顧客の反応
4. 次回アクション（担当者と期限）
5. 決定事項とフォローアップポイント

【商談メモ】
（ここに箇条書きや雑多なメモを貼り付ける）

🌟 解説

• 商談メモをわかりやすいフォーマットに変換

🎯 活用例

• 社内共有資料や次回アクションプランの作成に役立つほか、情報共有の質が向上し、チームの連携が強化される

プロンプト例4：FAQの自動生成

〇〇サービスに関するFAQを10問作成してください。

以下のカテゴリーを含めてください。

・サービス概要に関する質問（3問）
・料金体系に関する質問（2問）
・導入方法に関する質問（3問）
・サポート体制に関する質問（2問）
各回答は簡潔に、かつ具体的な例を含めて作成してください。

🌟 解説

• よくある質問と回答を整理し、FAQページ作成の手間を削減

🎯 活用例

• 顧客対応の効率化や提案資料の補足情報として利用可能なほか、問い合わせ数が約25%削減された例も

プロンプト例5：顧客に合わせたカスタマイズ

以下の基本情報を基に、製造業の〇〇社向けの提案書エグゼクティブサマリーを作成してください。

・提案製品/サービス：△△システム
・顧客の課題：生産効率の低下、品質管理の煩雑さ
・予算感：年間◇◇◇万円程度
・決裁者の関心事項：ROI、導入実績
・文体：簡潔で数値を重視したビジネスライク

🌟 解説

• 業界や顧客に応じたトーン＆マナーを反映できる

🎯 活用例

• 顧客に最適化した文章を短時間で作成できるほか、顧客理解の深さを示すことで信頼性が向上

4. 実践例：得られる文章をどう活用するか

ChatGPTで作成した文章を、そのまま使うのではなく「たたき台」として活用し、最適な形にカスタマイズしましょう。

ステップ1：基本ドラフトの作成と改善

• AIで生成した文章を基に、自社の強みや特徴を追加
• 例：「ChatGPTで作成した提案書に、自社の成功事例や具体的な数値データを追加する」

ステップ2：テンプレート化と共有

• 成功したメールや提案書の構成をチーム内でテンプレート化
• 例：「新規アプローチメールの成功パターンをプロンプトごと保存し、チームで共有」

ステップ3：継続的な最適化

• 顧客からのフィードバックを基に、プロンプトを改善
• 例：「開封率が高かったメールの特徴を分析し、プロンプトに反映させる」

営業チームでの活用事例では、メール作成時間が平均65%削減され、顧客対応の質も向上したという報告があります。

5. ChatGPT活用時の注意点

✅ 内容を必ず確認する

• 誤情報や不適切な表現が含まれる可能性があるため、送信前に必ずチェック
• とくに数値データや競合情報は公式情報と照合する

✅ 簡潔にまとめる

• AIは説明が冗長になりがちなので、要点を絞って編集する
• 読み手の立場に立ち、明確で行動を促す文章に調整する

✅ 機密情報を入力しない

• 顧客の機密情報やプライバシーに関わる情報は入力しない
• 具体名はイニシャルや仮名に置き換えるなど配慮する

✅ 自社の言葉に置き換える

• AIの文章をそのまま使わず、自社の表現や専門用語に置き換える
• 人間味のある要素を追加し、関係構築に役立てる

6. 業界別ドラフト活用ポイント

IT・SaaS業界

• 技術的な説明をわかりやすく翻訳する
• 導入効果を具体的な数値で示す
• 例：「クラウドシステム導入による運用コスト削減率を前面に出した提案書」

製造業

• 品質向上や効率化に関する具体例を盛り込む
• ROI（投資対効果）を明確に示す
• 例：「生産ライン効率化による具体的なコスト削減額を含む提案書」

小売・EC業界

• 顧客体験向上のストーリーを含める
• 売上向上の具体的なシナリオを提示
• 例：「顧客リピート率向上施策の効果予測を含むメール」

不動産業界

• 物件の魅力を効果的に伝える表現を使用
• 長期的な価値と投資メリットを強調
• 例：「物件の特徴と周辺環境のメリットを簡潔にまとめたプレゼン資料」

7. 5分間のドラフト作成で営業時間を35%創出！伝わる文書で成約率アップ

ChatGPTを使った営業文書づくりの効率化。

これは単なる「時短の小技」ではありません。

むしろ、あなたの営業スタイルそのものをアップデートしてくれる、大きな変化の入り口になるかもしれません。

実際、AI営業支援コンソーシアムの報告では、こうしたプロンプト活用を導入した営業チームの成約率が平均で22%も向上したという事例もあるほどです。

🔹 文書作成時間の大幅削減

• 年間380時間のうち、130時間以上（平均35%）の時間短縮を実現

🔹 一貫性のある質の高い文書

• 個人差によるバラつきがなくなり、チーム全体での表現の統一が可能に

🔹 顧客ニーズに合わせたカスタマイズ

• 効率化しながらも一人ひとりの顧客に最適化された提案が可能に

🔹 戦略的な営業活動への時間シフト

• 創出した時間を顧客理解や関係構築に使うことで、単なる効率化を超えた価値を生み出せる

営業活動の中で「あれ、この文章どう書こう…」と悩む瞬間、誰にでもありますよね。

でも、そうした迷いを軽くしてくれるのが、この記事で紹介してきたプロンプトたちです。

いきなり全部使いこなす必要なんてありません。

まずは「これ使えそうだな」と思ったものを、ひとつだけでも試してみてください。

きっと少しずつ、自分なりの効率よくて伝わる文書作成の流れができあがっていくはずです。

そして気づいたときには、もっとたくさんのお客様と、もっと深い会話ができている。

そんな未来が、すぐそこに待っています。

営業という仕事の本質。

人と人とのつながりを築く時間を生み出す、最初の一歩を今日から始めてみませんか？

8. 参考データ・出典

• 日本営業科学研究所 (2024) “営業活動におけるAI活用実態調査2024”
• デジタルワークスタイル協会 “ビジネス文書作成効率化レポート”
• AI営業支援コンソーシアム “ChatGPT活用による営業DX事例集”
• ビジネスプロセス改善機構 (2023) “営業担当者の時間配分と生産性に関する調査2023”