1. 時間がかかる業務の効率化にChatGPTを活用しよう

営業職のみなさん、日々の業務の中でふと「これ、もっとサクッとできたらいいのに…」と思ったこと、ありませんか？

提案書づくりや営業メール、社内向けの報告書や議事録の作成など、本来なら顧客対応に集中したいはずなのに、気づけば多くの時間を「それ以外」に使ってしまっている…。

そんなもどかしさ、きっと誰もが一度は感じているのではないでしょうか。

実際、こうした状況は個人のスキルや時間の使い方だけの問題ではありません。

調査によると、営業担当者が1日のうちで実際に営業そのものに使えている時間は全体の約40%程度にとどまり、残りの60%は周辺業務に費やされているというデータもあります。

つまり、目の前の顧客とじっくり向き合うべき時間が、日々の事務処理や資料作成に削られてしまっているわけです。

「もっとお客様と会話する時間を持ちたい」

「数字を上げるために、本当に大事なことに集中したい」

そんな思いを抱えている方にとって、「業務の効率化」は避けて通れないテーマですよね。

この課題を解決するための有力な手段として今、営業現場でも注目されているのがChatGPTです。

上手に使いこなせば、営業に直接関係のない業務を最大40%カットできるという調査結果も出ています。

これを年間ベースで換算すると、500時間以上の時間創出につながるケースもあるほどなんです。

この記事では、ChatGPTを活用して営業の「時間がかかるルーティン業務」を効率化するための、すぐに使えるプロンプトを紹介します。

具体的な活用法から、業界ごとの活用のコツまで、あなたの営業スタイルを進化させるヒントが詰まった内容になっています。

明日からの業務が少しでも軽く、そして価値のある時間に変わるよう、ぜひ読み進めてみてください。

2. 営業業務における時間の使い方

営業職の時間配分を考えると、単に「顧客対応」だけに時間を割いているわけではなく、次のような業務が日々の時間において大きなウエイトを占めているのではないでしょうか。

(1) 外部向け業務（顧客対応）

✅ 提案書・営業資料の作成

✅ 営業メールの作成・フォローアップ

✅ 商談準備・競合分析

✅ FAQ対応・顧客サポート

(2) 社内向け業務（内部コミュニケーション）

✅ 営業日報・週報の作成

✅ 上長への報告・承認依頼

✅ ミーティングの議事録作成

✅ 営業戦略の共有・プレゼン準備

これらの業務をChatGPTを活用して効率化することで、本来の「売上向上のための営業活動」により多くの時間を割くことができます。

3. 営業の社内業務を効率化するChatGPT活用術

(1) 営業日報の自動作成

営業日報の作成は、一日の終わりに欠かせない業務ですが、平均して約15〜20分を費やしています。

ChatGPTを活用することで、この時間を3分程度に短縮できます。

📌 プロンプト例

あなたは営業報告の専門家です。

以下の情報を基に、簡潔で要点が明確な営業日報を作成してください。

・本日の商談数
- 3件

・主要な商談内容
- クライアントA：〇〇サービスの提案、来週フォローアップ予定
- クライアントB：競合比較の要望あり、提案資料作成中
- クライアントC：導入決定、契約手続きへ

・次回のアクションプラン
- 〇〇の競合比較資料を作成し、クライアントBへ送付
- クライアントCの契約手続きサポート

・課題
- クライアントAの決裁フローが不明で、次回確認が必要

また、上長向けに簡潔な要約バージョン（3行程度）も作成してください。

🎯 ポイント

• 箇条書きの情報を入力するだけで、わかりやすい報告書を自動生成
• 必要に応じて「上長向けにシンプルな要約バージョンも作成」と指示可能
• 「報告用」と「自分の振り返り用」の2パターンを用意すると、後から参照しやすい

(2) 上長向け報告資料の作成

上長に効果的に報告するためには、簡潔さと要点の明確さが重要です。

ChatGPTを活用して、重要ポイントを整理した報告資料を効率的に作成できます。

📌 プロンプト例

あなたは営業マネージャー向けのレポーティング専門家です。

以下の情報を要約し、上長向けの商談報告を作成してください。

特に意思決定に必要な情報と、サポートが必要な事項を強調してください。

【商談のポイント】
・クライアントA：〇〇製品に興味あり、価格交渉フェーズへ
・クライアントB：導入決定、契約準備中
・クライアントC：競合と比較検討中、再提案の可能性あり

【上長からのフィードバックが欲しい点】
・価格交渉の進め方のアドバイス
・契約フローにおける社内プロセスの確認

【営業目標との関連】
・クライアントBの成約で今月目標の85%達成見込み
・クライアントA&Cの成約で目標達成可能

🎯 ポイント

• 「上長の視点で知りたいこと」を意識して要点を整理
• 簡潔な報告スタイルを指示
• 営業目標との関連性を明示することで、報告の価値を高める

(3) 営業戦略のプレゼン作成

営業戦略のプレゼン資料作成には、通常1日以上の時間がかかることもありますが、ChatGPTを活用することで、骨子作成から内容の充実まで効率化できます。

📌 プロンプト例

あなたは営業戦略プレゼンテーションの専門家です。

私は〇〇業界向けに営業戦略を立案する営業マネージャーです。

次回の営業会議で使うプレゼン資料（10スライド程度）の骨子を作成してください。

【会議の目的】
・今期の営業成果の振り返り
・来期の営業戦略の策定
・新規市場開拓の計画

【共有するデータ】
・今期の売上達成率：85%
・主要顧客の業界動向：△△技術への投資増加
・競合他社の動き：□□サービスの価格改定

【伝えたいメッセージ】
・〇〇地域への営業強化
・△△商材のクロスセル推進

各スライドのタイトルと主な内容を箇条書きで提示してください。

また、インパクトのある導入部と、説得力のあるまとめのスライド案も含めてください。

🎯 ポイント

• 「会議の目的」と「伝えたいポイント」を明確にする
• スライドの見出し案や要点をChatGPTに作成してもらい、あとで肉付け
• 対象者（経営層、営業チームなど）を明示することで、より適切な内容に

4. 外部向け営業業務の効率化プロンプト

(1) 提案書のドラフト作成

提案書作成は営業担当者の重要な業務ですが、多くの時間を要します。

ChatGPTを活用することで、基礎部分の作成を効率化し、提案の質を向上させられます。

📌 プロンプト例

あなたは営業提案書作成の専門家です。

以下の情報を基に、〇〇業界の顧客向け提案書（5〜7ページ）の構成と内容案を作成してください。

【顧客情報】
・業種：製造業（自動車部品）
・課題：生産管理の効率化、コスト削減
・規模：従業員500名程度

【提案内容】
・当社の生産管理システム導入
・カスタマイズオプション3種類

【競合状況】
・競合A社：価格は安いが、アフターサポートに弱み
・競合B社：機能は充実しているが、導入期間が長い

各セクションのタイトルと主要な内容を箇条書きで示し、特に「顧客課題の解決方法」と「競合との差別化ポイント」を明確に説明してください。

🎯 ポイント

• 顧客情報、提案内容、競合状況などの基本情報を明確に伝える
• セクション構成と各項目の要点を出力してもらい、必要な部分を肉付け
• 差別化ポイントや成功事例を強調するよう指示する

(2) フォローアップメールのテンプレート作成

商談後のフォローアップは重要ですが、何度も似たような内容のメールを書く作業は効率化できます。

ChatGPTを活用して、効果的なテンプレートを作成しましょう。

📌 プロンプト例

あなたはフォローアップコミュニケーションの専門家です。

以下の商談内容に基づいた、フォローアップメールのテンプレートを3種類作成してください。

それぞれパターンは、「初回商談後」「提案書送付後」「価格交渉中」の3つのフェーズに合わせてください。

【商談内容】
・製品：〇〇システム
・顧客の関心ポイント：コスト削減効果、導入期間
・次のステップ：詳細見積もりの提示

メールは簡潔で、以下の要素を含めてください。

1. 商談の感謝
2. 商談内容の要約と確認
3. 次のアクションと提案
4. 質問や不明点の確認

また、件名の候補も3つずつ提案してください。

🎯 ポイント

• 商談フェーズごとに適切な文面を用意
• 顧客関心ポイントや次のステップを明記
• テンプレートの中に「○○部分は顧客ごとにカスタマイズ」などの指示を含める

(3) 競合分析資料の作成

競合分析は効果的な提案のために欠かせませんが、情報収集や整理に時間がかかります。

ChatGPTを活用して、わかりやすい比較資料を効率的に作成できます。

📌 プロンプト例

あなたは競合分析の専門家です。

以下の情報を基に、顧客に提示できる競合比較表と、その解説資料を作成してください。

【自社製品情報】
・価格帯：月額10万円〜
・主な特徴：クラウド型、API連携が豊富、初期設定3日間
・サポート体制：24時間対応、年12回のアップデート

【競合A社情報】
・価格帯：月額8万円〜
・主な特徴：オンプレミス型、カスタマイズ性高、初期設定2週間
・サポート体制：平日9-17時対応、年4回のアップデート

【競合B社情報】
・価格帯：月額12万円〜
・主な特徴：クラウド型、AI機能搭載、初期設定1週間
・サポート体制：平日9-19時対応、年6回のアップデート

比較表に加えて、以下の内容も含めてください。

1. 各社の強み・弱みの分析
2. どのような顧客に各社が適しているか
3. 自社の差別化ポイントを強調した説明

顧客に伝わりやすい視覚的な表現方法も提案してください。

🎯 ポイント

• 比較項目を明確にして、客観的な情報を整理
• 単なる比較だけでなく、各社の強み・弱みを分析
• 自社の優位性を強調しつつも、公平な比較を心がける

5. 商談議事録の整理と機密情報の扱い

商談の議事録は、営業チームや関係者と共有し、次のアクションにつなげるために非常に重要なタスクの1つですが、手作業でまとめると時間がかかる上に抜け漏れが発生しやすく、時間を要する業務です。

議事録の整理もChatGPTを利用することで、業務工数を大幅に削減することが可能ですが、機密情報の取り扱いには注意を要します。

音声データを直接GPTに渡すことはできないため、テキスト化が必要

ZoomやTeamsの自動文字起こし機能、音声認識ツールを活用する

(1) 推奨プロセス

ステップ1：Zoom、Teams、Nottaなどで議事録を作成

ステップ2：Excel・Googleスプレッドシート・正規表現ツールなどで手動でマスキング

ステップ3：ChatGPTに送る前にマスキング済みのデータを確認

ステップ4：ChatGPTに要約や整理を依頼

(2) 機密情報マスキングの具体例

📌 プロンプト例

あなたは営業議事録作成の専門家です。

以下の商談音声のテキストデータを要約し、以下の構成で簡潔な議事録を作成してください。

【テキスト化された議事録】
（例）
・クライアント：国内製造業クライアント
・担当者：調達部門担当者X
・主な話題：生産管理システムの導入検討
・要望：コストメリットを明確に説明してほしい、他社導入事例が知りたい
・懸念点：既存システムとの連携、データ移行の負担
・次回アクション：追加資料を送付、来週フォロー

議事録には以下のセクションを含めてください。

1. 会議概要（日時、参加者、目的）
2. 主な議題と決定事項
3. クライアントのニーズと懸念点
4. 次回アクションと担当者
5. フォローアップすべき重要ポイント

特に「次のステップで必要な対応」が明確になるようにまとめてください。

🎯 ポイント

• 会話のすべてを記録するのではなく、要点を整理
• 「顧客に関する機密情報」は削除し、必要最低限の情報に整理
• アクションアイテムや次回の準備事項を明確に

(3) 機密情報の取り扱い

ChatGPTを始めとする大手生成AIプロバイダーは、利用プランや契約手法によって機密情報の取り扱い方は異なりますが、入力データを学習データに利用する可能性があるため、機密情報をそのまま送付することは基本的にNGとされます。

機密情報を含むデータは、まずローカル環境でマスキングを行ってからChatGPTに送付するようにしましょう。

6. 業界別：効率化すべき営業業務の特徴

業界によって、営業活動の重点や効率化すべきポイントは異なります。

以下に主要な業界別の特徴と、ChatGPTを活用した効率化アプローチを紹介します。

(1) IT・SaaS業界の営業効率化

🎯 効率化すべき業務

• 製品機能説明資料、技術的な顧客質問への回答、サブスクリプション更新提案

🛠 ChatGPT活用アプローチ

• 顧客の技術レベルに合わせた説明資料の自動生成
• 技術FAQ対応テンプレートの作成
• 更新/アップセル提案の自動作成

📌 プロンプト例（SaaS更新提案）

あなたはSaaS更新提案の専門家です。

以下の顧客情報を基に、サブスクリプション更新+機能アップグレードの提案メールを作成してください。

【顧客情報】
・現契約：ベーシックプラン（月額5万円）
・利用状況：月間アクティブユーザー数95%（上限に近い）
・更新時期：来月末
・追加ニーズ：分析機能の強化を希望（過去の問い合わせより）

【提案内容】
・プロプランへのアップグレード（月額8万円、ユーザー数無制限）
・高度分析機能の追加（月額2万円）
・年間契約での割引オプション（15%オフ）

信頼関係を強化しながら、アップグレードのメリットを具体的な数値や顧客のビジネス成果に結びつけた説得力のある内容にしてください。

(2) 製造業の営業効率化

🎯 効率化すべき業務

• 技術仕様書作成、見積もり資料作成、導入スケジュール調整

🛠 ChatGPT活用アプローチ

• 製品仕様の顧客別カスタマイズ資料の自動生成
• RFP（提案依頼書）回答の効率化
• 導入工程表のテンプレート作成

📌 プロンプト例（製造業RFP回答）

あなたは製造業のRFP回答専門家です。

以下の提案依頼書（RFP）の質問に対する回答案を作成してください。

【RFP質問リスト】
1. 御社製品の生産能力と納期について
2. カスタマイズ対応の可否と追加コストについて
3. 保守サポート体制について
4. 他社製品との互換性について

【自社情報】
・生産能力：月産1000台、標準納期4週間
・カスタマイズ：基本設計の30%まで無償、それ以上は個別見積
・サポート：24時間365日対応、年間保守契約あり
・互換性：業界標準インターフェースに対応

回答は具体的かつ簡潔に、専門知識がない担当者にもわかりやすく説明してください。

また、各回答には自社の強みを適切に盛り込んでください。

(3) 小売・EC業界の営業効率化

🎯 効率化すべき業務

• 商品提案資料、プロモーション企画書、売上レポート作成

🛠 ChatGPT活用アプローチ

• シーズン別商品提案テンプレートの作成
• 競合価格分析レポートの自動生成
• キャンペーン企画書の効率的作成

📌 プロンプト例（プロモーション企画）

あなたは小売マーケティング企画の専門家です。

以下の情報を基に、夏季セールのプロモーション企画書を作成してください。

【セール概要】
・期間：7月15日〜8月15日
・目標：前年同期比売上115%
・主力商品：夏物衣料、アウトドア用品

【過去の実績】
・昨年夏季セール：売上前年比105%
・GWセール：売上前年比110%

【競合状況】
・競合A：7月第1週から夏物衣料30%オフセール開始予定
・競合B：ポイント還元キャンペーンを実施中

企画書には、セールの差別化ポイント、集客施策、販促物、SNS活用戦略、店舗スタッフの動き方などを含めてください。

また、成功指標と測定方法も明記してください。

(4) 不動産業界の営業効率化

🎯 効率化すべき業務

• 物件説明資料、エリア情報の整理、価格交渉資料

🛠 ChatGPT活用アプローチ

• 物件タイプ別の説明資料テンプレート作成
• エリア特性の分析レポート自動生成
• 顧客ニーズ別の物件提案文書作成

📌 プロンプト例（物件提案資料）

あなたは不動産提案書作成の専門家です。

以下の顧客ニーズと物件情報を基に、魅力的な物件提案資料を作成してください。

【顧客ニーズ】
・家族構成：夫婦+子供2人（小学生）
・希望条件：駅徒歩10分以内、80㎡以上、学区重視
・予算：4,000〜5,000万円
・こだわり：収納スペース、リビング広め

【提案物件情報】
・物件A：マンション、85㎡、4,200万円、駅徒歩8分、築15年
・物件B：一戸建て、95㎡、4,800万円、駅徒歩12分、築10年
・物件C：マンション、90㎡、4,500万円、駅徒歩5分、築20年

提案資料には以下を含めてください。

1. 各物件の特徴と顧客ニーズとのマッチング
2. 学区情報と周辺環境の魅力
3. 想定ライフプランと住宅ローンのシミュレーション
4. 各物件のリノベーション提案（オプション）

顧客視点で、物件の魅力を具体的にイメージできる提案にしてください。

7. 業務効率化で営業成果を40%向上させる

ここまで見てきたように、営業パーソンの1日は商談以外の見えにくい業務に多くの時間が奪われています。

報告書の作成や社内向けの議事録、共有資料の整理など、売上に直結しにくいけれど、決して手を抜けないタスクたち。

これらをこなすことも大事ですが、あまりに時間を取られてしまうと、「もっと顧客と向き合いたいのに」という本音にフラストレーションを感じる場面も多いのではないでしょうか。

そんなジレンマを打破する有効な手段が、ChatGPTの活用です。

業務効率化の成果は、単なる時短ではありません。

浮いた時間を顧客理解や提案のブラッシュアップにあてることで、最終的な営業成果にもしっかりとつながっていきます。

具体的に期待できる変化を、もう一度整理してみましょう。

🔹 社内向けのルーティン業務（報告・議事録・社内共有）は、営業活動を支える裏方作業。その多くが効率化できるポテンシャルを秘めています

🔹 ChatGPTを活用することで、こうした業務の平均40%削減が可能。年間にすると、およそ500時間近くの新しい時間が生まれます

🔹 その時間を顧客との対話や、ニーズ深掘り、提案の磨き込みに振り向ければ、自然と成約率の底上げにもつながっていきます

🔹 情報の扱いには注意しつつ、自社の業界特性に合ったプロンプトを選び、段階的に取り入れていくのが成功のコツです

重要なのは、ChatGPTを「ただの作業支援ツール」として見るのではなく、「営業の価値を最大化するパートナー」として位置づけること。

今回紹介したプロンプトは、その入り口にすぎません。

最初は議事録の下書きや社内共有文書など、手をつけやすいところから始めてみてください。

少しずつ習熟していけば、やがて「これはGPTに任せて、自分はもっとお客様に集中しよう」といった時間の使い方が当たり前になっていきます。

適切なAI活用は、手間を減らすだけでなく、「本当に注力すべき仕事」にフォーカスするための手段です。

明日からの営業活動に、まずはひとつ。ChatGPTを試してみませんか？

その一歩が、これまで見えなかった可能性を開いてくれるかもしれません。

8. 参考データ・出典

• デジタルセールス協会 (2024) “営業職のAI活用実態調査2024”
• 営業マネジメント研究所 (2025) “業務効率化と売上向上の相関分析レポート2025”
• Harvard Business Review (2024) “AI Tools for Sales Productivity”
• McKinsey & Company (2023) “Sales Automation Report”